In un articolo per Harvard Business Review l’executive coach Rebecca Zucker conferma quanto delle pause efficaci siano essenziali per prevenire il burnout. Vi presentiamo le sue strategie con qualche commento al seguito.

Ovvio che le nostre antenne sono particolarmente ricettive se delle fonti autorevoli come HBR consigliano di prendersi delle pause, quindi abbiamo fatto una sintesi dell’articolo di Rebecca uscito recentemente.

Quando pensiamo di ottimizzare la nostra capacità lavorativa non è solo una questione di tempo disponibile, ma di energia disponibile.

Fare pause regolari è una parte essenziale della gestione della nostra energia per mantenere una capacità sufficiente, non solo per essere produttivi, ma anche per prevenire un burnout e per essere in grado di mantenere una sana autoregolazione delle nostre emozioni e dei nostri comportamenti in modo da avere interazioni positive con gli altri.

Quando siamo iper-stressati, è più probabile che siamo reattivi, bruschi o irritabili e che scarichiamo le nostre frustrazioni sugli altri, il che è ovviamente controproducente.

Creare una serie di brevi micro-pause durante la giornata può aiutarci a gestire la nostra energia e a mantenere una buona capacità cognitiva, emotiva e persino fisica. Queste brevi pause possono durare un minuto o da cinque a dieci minuti. Così come i microstress possono accumularsi sul lavoro, le micro pause durante la giornata possono aiutare a contrastarne gli effetti.

Invece di lasciare al caso la possibilità di trovare qualche minuto per una breve pausa, cercate di creare (e di prendere) intenzionalmente dei momenti di pausa durante la giornata, ecco i suggerimenti:

Datevi il permesso di fare delle pause.

Molte persone si basano sulla convinzione di avere troppe cose da fare e di non potersi permettere di fare una pausa. Sfidate questa convinzione, che sia autoimposta o imposta da altri nella vostra organizzazione (o entrambe). Sviluppare un senso di autonomia e di autodirezione su come impiegare il proprio tempo durante la giornata lavorativa è una parte fondamentale dello sviluppo non solo come leader, ma anche come adulto. Se vi comportate da modelli nel fare queste pause regolari, darete anche il permesso implicito agli altri intorno a voi di fare lo stesso.

Raggruppate le email

L’approfittare di qualche minuto libero per rispondere rapidamente alle e-mail o ai messaggi di Slack non aiuta come potremmo pensare. Le ricerche, infatti, dimostrano che il lavoro dura il 50% in più quando si passa continuamente da un compito all’altro. La stessa ricerca mostra anche che le persone cercano di compensare questa perdita di produttività lavorando più velocemente. In questo modo, però, non si fa altro che aumentare lo stress, la mancanza di tempo e la frustrazione. Bloccare orari specifici in cui rispondere alle e-mail vi permetterà di utilizzare i blocchi di tempo molto più piccoli che avete a disposizione per le pause effettive.

Resettate la durata standard delle riunioni

La maggior parte delle persone ha una durata predefinita di 30 o 60 minuti. Cambiate la durata predefinita in 15-25 minuti per le riunioni più brevi o in 45-50 minuti per quelle più lunghe. Se si concede più tempo, le persone troveranno invariabilmente il modo di riempirlo. Una finestra di tempo più limitata incoraggia tutti a gestire le riunioni in modo più efficiente per adattarle al tempo disponibile. È sempre possibile fare eccezioni quando è giustificato.

Utilizzate i cinque-quindici minuti rimanenti prima della riunione successiva per alzarvi dalla scrivania e fare un po’ di stretching o per prendere un caffè o uno spuntino. Potreste anche inviare un’e-mail o un messaggio a un amico per organizzare il fine settimana, in modo da avere qualcosa da guardare in avanti. Quando si ha qualcosa di positivo da anticipare, si può migliorare l’umore e ridurre lo stress.

Comunicate e fate rispettare le soste obbligatorie.

Non superate la durata delle riunioni. Certo, è più facile farlo rispettare quando siete voi a condurre la riunione. Tuttavia, comunicando fin dall’inizio che è previsto uno stop rigido alla fine del periodo di tempo prenotato (in particolare quando c’è una dinamica di potere nella riunione), si stabilisce fin dall’inizio l’aspettativa che si andrà via in tempo. In questo modo, tutti i partecipanti possono cercare di raggiungere l’obiettivo di terminare in tempo. La maggior parte delle persone lo apprezzerà, perché è un vantaggio per tutti. È un altro modo per dimostrare di essere padroni del proprio tempo. Quando le riunioni si protraggono e si è costretti a partecipare a un’altra riunione in ritardo, si ha un effetto a catena e si aggiunge ulteriore stress alla giornata. Nel caso in cui siate in ritardo per la prossima riunione, prendetevi solo 15 secondi per fare tre chiacchiere.

Programmate delle pause e fissate dei promemoria.

Programmate delle brevi pause nella vostra giornata quando sapete che la vostra energia è al minimo, magari a metà del tardo pomeriggio. Le ricerche dimostrano che la nostra energia è generalmente più bassa intorno alle 15. Di solito è a quell’ora che Rebecca si alza dalla scrivania, da da mangiare al cane (un vantaggio del lavoro a casa), prepara un espresso e se lo gusta con un quadratino di cioccolato. Anche avere un promemoria sul computer o un richiamo visivo può aiutare a ricordarsi di fare una breve pausa, su questo PAWSE Milano ci sta lavorando, ma nel frattempo potreste aprire la nostra pagina di Instagram per una pausa e un sorriso canino.

Avere una routine per le pause inaspettate.

È possibile approfittare opportunamente di una pausa inaspettata, ad esempio quando una riunione finisce prima. Che si tratti di ascoltare la musica, mandare un messaggio a un amico o fermarsi alla scrivania di qualcuno per salutarlo, sapere in anticipo come si pensa di utilizzare le pause impreviste vi aiuterà a sfruttarle al meglio. Allo stesso modo, se qualcun altro è in ritardo per una riunione, mentre lo aspettate, approfittatene per fare qualche esercizio di respirazione seduti sulla vostra sedia, per ridurre lo stress e ripristinare le vostre capacità.

Da persona cronicamente in orario (non posso farne a meno, al massimo arrivo 5 minuti prima) mi hanno sempre infastidito i ritardi degli altri, poi la visione di una mia amica è stata illuminante: “è un momento di inaspettato tempo libero che mi hanno regalato” e mi ha cambiato drasticamente la visione delle cose, anche se mi rendo conto poi a volte questo inneschi spiacevoli ritardi a catena.

Infine, tra i diversi suggerimenti c’era anche lo “sfruttare la pausa per il bagno” per poi farla seguire da un esercizio di mindfulness. Ma francamente mi sembra un po’ too much. Che ne pensate?

Puoi trovare qui l’articolo originale.